「補助事業の実績報告ってなに？」
「どんなことに気をつければいい？」
「どんなことを書けばいい？」
補助金は申請して終わり、ではありません。
計画通り事業をして、報告までしなければなりません。
補助金が適切に使われたことを証明する必要があるのです。
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実績報告における注意点
ただ単に実績をまとめて出せばよいというわけではありません。
いくつか最低限注意するべきことがあります。
提出期限は厳守しよう
各補助金制度によって提出期限が定められています。
期限までに必要な書類を全て揃えて提出しましょう。
結構せわしないスケジュールになっていることも多いので、
事業は早めに終わるように計画しておきましょう。
遅延すると、補助金の交付が遅れる、または受けられなくなる可能性があります。
つまり、完全自腹になります。
書類は正確に整理しておこう
提出する書類は、全て事実と一致していることを確認しましょう。
当たり前ですが、虚偽の記載は絶対NGです。
経費に関する書類（請求書、領収書など）は、補助対象経費であることを明確に示すようにしましょう。
またお金に関しては銀行振込などで、「金額が記録として残る」状況にしておくのがいいでしょう。
現金支払いはやめた方が無難です。
計画と一貫しているか
実績報告は、当初の事業計画と比較して、どのように事業が進んだのかを説明する必要があります。
計画から大幅に逸脱している場合は、その理由を明確に説明する必要があります。
合理的な理由でなければ、補助金が交付されないこともあります。
実績報告時の証拠書類の保存
実績報告に関連する全ての書類（契約書、請求書、領収書など）は、一定期間保管しておく必要があります。
保管期間は、補助金によって異なります。
だいたい目安として５年くらいだと考えておいてください。
また、資料を残しておくということは検査の可能性があるということです。
そちらも注意しましょう。
経費の区分は明確か
補助対象経費と対象外経費を明確に区分しましょう。
間違えて補助対象外経費を計上してしまうと、補助金の額が減額される可能性があります。
どこまでが補助事業に必要な経費か、計画段階からしっかりと把握しましょう。
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実績報告書の作成
そうしたことに注意をしながら実績報告書を作成していくことになります。
補助金によっても違いますが、概ね以下のようなことを報告していきます。
事業について
- 事業期間 事業の開始日と終了日
- 事業内容 実際の事業内容（計画を参照して）
- 実施状況 計画どおりに事業が実施されたか、変更があった場合はその理由と内容
- その成果 事業によって得られた成果を、数字で示す（売上等）
経費について
- 支出金額 各経費項目ごとの支出額を書き、領収書などの証拠書類を用意
- 計画確認 支出額が計画通りの額か
- 詳細経費 人件費、旅費、外注費など、経費の内訳を詳細に記載
- 他の経費 補助金の目的とならない経費(消費税等)が含まれていないか確認
ほかに書くこと
事業全体の評価を行い、今後の改善点などを書くことがあります。
補助事業に際して取得した財産（備品など）の管理状況を報告することもあります。
その他実績報告時の注意点
実績報告書は、定められた様式があります。
（これは申請時もそうですが）
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ただ、今はほぼオンラインでの手続きになっていますので、特に様式を気にする必要はないかもしれません。
必ず補助金の事務局が用意したフォーマットを使って書類は作りましょう。
実績報告にまつわる疑問
ほかにもこんなことが問題になりやすいです。
補助事業を変更した際にはどうすればいい？
事業計画に変更が生じた場合は、事前に変更を承認してもらう必要があります。
すぐに事務局に問い合わせをしましょう。
計画よりも多くの経費が出たときは？
受給できる補助金の額は、交付決定通知に記載のある補助金の額が上限となります。
交付額が少なくなることはあっても、多くなることはほぼ間違いなくありません。
補助金申請は実績報告こそ一番大事！
専門家（行政書士や他士業）の中にも、申請までしかサポートしない先生も多いです。
やはりそれは補助金申請が非常に骨の折れる作業だからだと思います。
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期間内に正確な実績報告を
ただ、お客様は「採択されましたよ、という通知」が欲しいのではなく、
「実際に補助金が欲しい」のは間違いありません。
そのためには期間内に正確な実績報告を行う必要があります。
コムーナ行政書士事務所では最後の最後までサポートします
弊所では実績報告まできっちりとサポートさせていただきます。
実際に「お客様の口座にお金が振り込まれる」まで、寄り添います。
それが事業者の伴走者たる行政書士の役割であると考えています。